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Lo que viene y se quedará, tras el Covid-19
marzo 23, 2020 - COVID-19

Los modelos de trabajo tradicionales se han visto interrumpidos de una forma abrupta durante estas semanas. El Covid-19 ha cambiado de un modo profundo el panorama actual de la organización de las empresas y de la gestión de las personas.

Las organizaciones han tenido que crear planes de contingencia para poder preservar en un primer estadio la salud de sus trabajadores, pero tratando de no perder la productividad de las empresas, un binomio complejo de solventar si se hace rápido y sin estructurar.

Es muy fácil abogar por el teletrabajo, pero lo complejo es la implementación del mismo, no es tan sencillo, aunque la tecnología aquí nos hace un gran favor. Las personas no estamos aún preparadas para asumir el reto que se nos presenta estas semanas. Pero la emergencia ha acelerado el proceso de cambio, tenemos a nuestro primer “cisne negro” del 2020 que ha generado un cambio abrupto y de consecuencias imprevisibles.

La pregunta que sigue a todo esto, es la siguiente, ¿cómo se hace? ¿cómo se implementa?

En el “mundo ideal” se debe realizar un plan de implementación y formación previa porque no todos los perfiles reaccionan igual al teletrabajo. Hay diferentes velocidades en la formación de herramientas que ayudan a teletrabajar, no todo el mundo tiene las habilidades para poder enfrentarse no solo a una tecnología desconocida sino también a unas rutinas muy diferentes.

En un primer estadio se debe definir qué herramientas serán las que se usarán durante este tiempo de alarma, y para que las usaremos. Una vez estén definidas es necesario buscar información y tutoriales de uso sencillo para que los trabajadores sean capaces de poder usarlas sin problema.

En segundo lugar, es importante priorizar las tareas que cada uno en la empresa debe realizar, existen tareas que son más importantes, otras urgentes y otras que deben realizarse cada día para asegurar el funcionamiento de la empresa. Con lo cual, los mandos de las empresas deben empezar a delegar las funciones y marcar las prioridades para asegurarse unos mínimos, ya que los niveles de productividad en este estadio suelen descender a niveles de entre el 40%-50% dadas las interrupciones y el estado anímico de la plantilla.

Posteriormente, es importante marcar reuniones de seguimiento con más asiduidad que en presencial, es importante que los trabajadores no perciban la sensación de abandono por parte de la organización, con lo cual es fundamental establecer una serie de reuniones que permitan a los trabajadores contactar con sus superiores, y a los mismos, tomar el pulso de su plantilla.

Otra pregunta que surge del párrafo anterior es como mantener la motivación en la plantilla

Es complicado, nos encontramos en un estado de shock que todavía está costando mucho de entender e interiorizar, además por lo que parece no serán dos semanas. Ante esto, es complicado gestionar el nivel de motivación de la plantilla y además en la distancia. En estos casos, es intentar tener contacto, ya sea a través de las diferentes herramientas, pero sin que sea excesivo porque el trabajador puede tener la sensación de control férreo y trabajar unas nuevas rutinas y fechas de ejecución de tareas que ayuden a acompasar esta situación.

Es necesario tener sentido común para detectar si existe algún inconveniente por parte de algún miembro de la plantilla y tratar de subsanarlo con la máxima celeridad posible.

Finalmente, ¿qué herramientas nos ayudarán a llevar a cabo este proceso de transformación?

Las herramientas son infinitas, pero algunas son mejores, no por la tecnología, sino por su usabilidad y fácil implementación. Para asegurar una buena conexión entre el equipo la Suite de Google es una buena opción porque incluye la opción de compartir documentos colaborativos exportables en formatos como excel, power point y word, además de la herramienta Meet/hangout permite realizar videoconferencias con buena calidad de sonido e imagen con un máximo de 10 personas. Si queremos herramientas que ayuden con la planificación, priorización y designación de tareas, Trello o Monday son herramientas fáciles e intuitivas y resolverán estas cuestiones con muchas facilidad. Por otro lado, si nuestro objetivo es alcanzar decisiones rápidas y evitar cantidades ingentes de correo electrónico Slack es la herramienta más eficiente porque permite la gestión de chats en diferentes canales. Finalmente, Dropbox se erige como el espacio para almacenar los documentos de forma remota con un acceso fácil.

Concluyendo, no es fácil el reto que supone esta crisis sanitaria, pero se debe enfocar como una oportunidad para afianzar los puntos fuertes y mejorar los más delicados de nuestra organización. Pero seguro que lo que se queda es el aprendizaje, seremos mucho más adaptables y más rápidos en los cambios y esto es un potencial que nos ayudará a afrontar los siguientes cambios que vendrán.

¡Ánimos a todos!

 

Texto de Elisenda Codina.


© Martínez Comín